Apostila pentru acte moldovenești: ce este, când îți trebuie și cum o obții

Apostila este o ștampilă sau un certificat prin care statul care a emis un act confirmă că semnătura și ștampila de pe el sunt autentice, astfel încât actul să fie recunoscut în alte țări. Ai nevoie de ea când folosești în străinătate un act moldovenesc: certificat de naștere sau de căsătorie, diplomă, cazier, procură sau o hotărâre judecătorească. În Moldova apostila o pune Ministerul Justiției.

Când îți trebuie apostila

Apostila funcționează între țările parte la Convenția de la Haga din 1961. Dacă țara unde vei folosi actul este parte, apostila este de obicei suficientă. Dacă nu este, poate fi nevoie de supralegalizare, adică o legalizare făcută prin Ministerul Afacerilor Externe și ambasada țării respective. Autoritatea din țara de destinație îți spune ce cere ea.

Conform Ministerului Justiției, se apostilează documentele oficiale emise în Moldova și destinate folosirii peste hotare, printre care:

• actele de stare civilă (cele emise după 24 februarie 1998);
• actele de studii de la instituții acreditate;
• actele notariale;
• documentele instanțelor, procuraturii și executorilor judecătorești;
• certificatele privind stagiul de muncă din sistemul asigurărilor sociale;
• certificatele medicale de la centrele de sănătate desemnate.

Nu se apostilează documentele diplomatice sau consulare și actele administrative legate de operațiuni comerciale sau vamale.

Cum obții apostila, pas cu pas

1. Procură-ți actul original, în forma cerută de țara de destinație (de exemplu, un certificat de naștere nou, dacă ți se cere recent).
2. Intri pe portalul apostila.gov.md, unde poți depune cererea online, cu semnătură electronică, sau poți face programare pentru ghișeu.
3. Alegi termenul (standard sau urgent) și plătești taxele. Plata se face prin serviciul guvernamental MPay, la bancă sau la poștă.
4. Prezinți actul original și actul tău de identitate, dacă depui la ghișeu.
5. Primești apostila. Din octombrie 2013 în Moldova se eliberează doar apostila electronică, pe care o descarci de pe portal cu un cod de securitate primit la depunere.

Unde se depune la ghișeu

La sediul Ministerului Justiției (intrarea din spate), pe strada 31 August 1989 nr. 82, municipiul Chișinău. Programul indicat de minister este de luni până vineri, 08:00–16:30 pe pagina de prezentare; pagina de tarife indică intervalul 08:00–16:00. Verifică programul pe portal înainte să mergi.

Costuri și termene

Conform paginii de tarife a Ministerului Justiției, la data verificării:

Persoanele cu dizabilități severe și cele care au nevoie de intervenții medicale urgente primesc o reducere de 50% la taxa de serviciu, pe baza unui document justificativ. Pe pagina de prezentare, ministerul indică și un tarif urgent, de 150 de lei plus 30 de lei, iar termenele pot apărea diferit pe pagini; confirmă varianta curentă pe portal și plătește în ziua depunerii, pentru că termenul pornește de la confirmarea plății.

Apostila și diaspora: ce să știi

• Dacă ești în străinătate, poți depune cererea online pe portal. Dacă preferi ghișeul, întreabă Ministerul Justiției dacă poți împuternici o persoană din Moldova, cu procură, să depună actul în numele tău.
• Apostila se pune pe un act original emis de instituția competentă (de exemplu, certificatul de stare civilă de la Agenția Servicii Publice), iar forma acceptată (original, extras sau copie legalizată) o stabilește autoritatea din țara de destinație.
• Actul străin, pe care vrei să-l folosești în Moldova, are nevoie de apostila statului emitent, nu de apostilă moldovenească.

Greșeli frecvente

• Ceri apostilă pentru un act pe care nu-l apostilează Ministerul Justiției (de exemplu, un document consular).
• Actul nu are forma cerută. Unele autorități străine cer acte emise în ultimele luni, chiar dacă apostila nu are termen.
• Uiți traducerea. Apostila nu înlocuiește traducerea; traducerea se face separat, conform regulilor țării de destinație.
• Plătești târziu. Termenul de eliberare începe când plata este confirmată.

Ce faci dacă…

• Nu știi dacă țara cere apostilă. Întreabă instituția unde depui actul sau ambasada ei și consultă Ministerul Afacerilor Externe pentru supralegalizare.
• Nu poți ajunge în Moldova. Folosește depunerea online sau o procură autentificată la consulat; vezi ghidul nostru despre procura din străinătate.

Lista de verificare înainte să depui

• Ai aflat de la autoritatea din străinătate ce act îi trebuie și în ce formă.
• Ai confirmat dacă țara de destinație este parte la Convenția de la Haga sau cere supralegalizare.
• Ai actul original emis de instituția moldovenească competentă.
• Ai ales termenul și ai verificat tariful curent pe portal.
• Ai pregătit plata prin MPay, bancă sau poștă, în ziua depunerii.
• Te-ai gândit la traducere, care se face separat de apostilă.